ChatGPT als Unterstützung im Büro - Magazin Lippe sicher

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine künstliche Intelligenz (KI) und wurde darauf programmiert, Menschen bei verschiedenen Aufgaben zu helfen und Frage zu beantworten.

Du kannst dir ChatGPT wie einen digitalen Assistenten vorstellen, der Fragen beantwortet, Ideen unterstützt, Texte schreibt und Informationen zur Verfügung stellt.

ChatGPT bezieht seine Daten aus verschiedenen Artikeln, Büchern und Websites, sowie Nachrichtenberichten und vielen weiteren Quellen, die bis zum letzten Trainingszeitpunkt gespeichert wurden. Das heißt, ChatGPT hat keinen direkten Zugriff auf Datenbanken oder Echtzeitquellen, sondern hat nur Informationen bis zum letzten Aktualisierungszeitpunkt als Trainingsdaten zur Verfügung. Mittlerweile kann auch mit der Hilfe eines Web-Tools auf Echtzeitinformationen im Internet zugegriffen werden. Dieses geschieht in Form einer Websuche und ergänzt aktuelle Informationen, die nicht mehr innnerhalb der Trainingsdaten abgebildet werden können.

Wie kann ChatGPT die Arbeit im Büro erleichtern?

ChatGPT kann dir die Büroarbeit in vielerlei Hinsicht erleichtern, es gibt einige Funktionen, durch die man eine Menge Zeit sparen und Prozesse optimieren kann.

ChatGPT kann jegliche Art von Text verfassen. E-Mails, Berichte, Analysen, Artikel und noch vieles mehr. Es ist ebenfalls möglich, Texte oder Daten analysieren und interpretieren zu lassen. Zur Veranschaulichung kann ChatGPT auch Statistiken, Diagramme oder Tabellen erstellen lassen.

Aber auch, um Termine und Aufgaben zu strukturieren und zu organisieren ist die KI ein gutes Tool. Du kannst dir zum Beispiel Vorschläge zur Priorisierung deiner Aufgaben einholen oder dir einen Zeitplan erstellen lassen.

Für Rechercheaufgaben ist ChatGPT ebenfalls (wenn auch eingeschränkt) geeignet, da die Datenbank auf weltweite Informationen zugreifen kann oder durch eine Websuche ergänzt wird.

Du kannst dich auch sprachlich unterstützen lassen, indem du deine E-Mails und Texte Korrektur lesen lässt. Falls du Texte nicht verstehst, weil sie in einer anderen Sprach verfasst wurden, kannst du diese übersetzten lassen und hast somit eine Menge Zeit gespart – falls du die Sprache, in der der ursprüngliche Text verfasst wurde, überhaupt beherrschst.

ChatGPT ist also ein vielfältig einsetzbares Tool, das den Alltag sehr erleichtern kann, privat, vor allem aber auch bei der Arbeit im Büro.

Worauf musst du bei der Nutzung achten?

Du solltest im Hinterkopf haben, dass ChatGPT dich nicht “verstehen” kann - also deine Eingabe nicht aktiv interpretiert. Die Antworten basieren auf Mustererkennung und können auch mal fehlerhaft sein. Es kann außerdem sein, dass ChatGPT unabsichtlich kontroverse Aussagen trifft. Dabei solltest du dir immer vor Augen halten, dass ChatGPT kein Lebewesen ist und somit auch keine eigenen Ansichten hat, sondern nur die Informationen wiedergibt, die aus den vorliegenden Informationen gefiltert wurden.

Wenn du Fragen stellst, solltest du einen Kontext geben. Denn so ist es einfacher für die KI, eine klare Antwort zu geben und detaillierter zu antworten.

Du kannst ChatGPT verwenden, um dir Informationen einzuholen, aber es sollte nicht allein als Entscheidungsquelle genutzt werden, vor allem nicht bei weitreichenden Entscheidungen. Ziehe also bei wichtigen Entscheidungen immer eine Fachkraft oder weitere, geprüfte Quellen hinzu.

Was sind die Vorteile von ChatGPT?

Du bekommst sekundenschnell Antworten auf deine Fragen und optimierst so deine Arbeitszeit und deinen Aufwand.
ChatGPT ist rund um die Uhr verfügbar. Das heißt, du kannst zu jeder Zeit Fragen stellen und musst auf niemanden warten, um weiterzukommen.
Es ist möglich große Mengen an Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten. Das ist ideal für eine Umgebung mit einem hohen Arbeitsaufkommen.
Zudem kannst du die KI vielseitig nutzen. Sie kann dir von Texten schreiben bis Vokabeln übersetzen in vielen Bereichen helfen.

Was sind die Nachteile von ChatGPT?

In Bereichen, in denen mit sehr sensiblen Daten gearbeitet wird oder Datenschutz und -sicherheit eine große Rolle spielen, ist die Nutzung nicht zu empfehlen, zumindest aber bedenklich. Du hast nach der Eingabe in den Chat mit der KI keine Kontrolle mehr darüber, wo diese Daten gespeichert und wie sie weiterverarbeitet werden. Deshalb solltest du bei ChatGPT niemals private oder persönliche Daten eingeben. Dazu zählen auch die Daten von Kunden oder firmeninterne Daten. Diese sind streng vertraulich!
Bei den Fragen, die du ChatGPT stellst, solltest du bedenken, dass die KI nicht über emotionale Intelligenz und ethische und moralische Einstellungen verfügt. Deine Fragen können zwar beantwortet werden, aber nicht auf die gleiche Art und Weise, wie von einem Mitmenschen.